„Lessons Learned Buddy“

Nutzungsbedingungen der VS-Apps GmbH

Stand: April 2025

  1. Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

    1. Diese Nutzungsbedingungen (nachfolgend „Nutzungsbedingungen“) regeln die Bereitstellung und Nutzung der cloudbasierten Wissensdatenbank „Lessons Learned“ (nachfolgend „Dienst“) durch VS-Apps GmbH, Jülicher Str. 72a, 52070 Aachen, (nachfolgend „Anbieter“) gegenüber seinen ausschließlich unternehmerisch handelnden Kunden (nachfolgend „Kunde“). Verbraucher i. S. d. § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.

    2. Der als Software-as-a-Service bereitgestellte Dienst ermöglicht dem Kunden und dessen autorisierten Nutzern das strukturierte Ablegen, Suchen und Bearbeiten von Wissensinhalten innerhalb der bereitgestellten Arbeitsumgebung. Das KI-Modell selbst ist nicht Teil des Dienstes. Die Nutzung erfordert die Bereitstellung eines abgestimmten kundenseitigen LLMs (on-Premise beim Kunden oder durch einen kommerziellen Drittanbieter). Hierzu stellt der Kunde die erforderlichen Zugangsdaten zu diesem System (API-Key) bereit.

    3. Der Kunde erhält Zugang zum Dienst ausschließlich auf Grundlage dieser Nutzungsbedingungen sowie des individuellen Angebotsschreibens („Angebot“). Abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung.

  2. Benutzerrollen und Einrichtung

    1. Für die Nutzung des Dienstes werden zwei Rollen vergeben:

      1. Administratorrolle: Die Administratorenrolle umfasst Lese‑ und Verwaltungsrechte für den Mandanten des Kunden. Die Administratorenrolle erlaubt das Einstellen weiterer Daten in die Wissensdatenbank. Der Administrator ist die einzige Person, die gegenüber dem Anbieter verbindliche Erklärungen abgeben und insbesondere zusätzliche Nutzerkonten bestellen kann.

      2. Einfache Nutzer: Einfache Nutzer verfügen ausschließlich über Such- und Leserechte innerhalb der Wissensdatenbank.

    2. Das Anlegen bzw. der Fortbestand von Personen als Nutzer setzen voraus, dass die betreffende person bei dem Kunden (oder einem gem. Ziffer ‎3.2 angelegten Unternehmen) als Arbeitnehmer beschäftigt sind.

    3. Sowohl das Administratorkonto als auch jedes weitere Nutzerkonto wird vom Anbieter eingerichtet. Die Anlage zusätzlicher Nutzer erfolgt grundsätzlich nur auf Anforderung eines Administrators.

    4. Jedes Nutzerkonto ist personengebunden und darf ausschließlich von der hierfür registrierten natürlichen Person genutzt werden. Eine Weitergabe von Zugangsdaten oder die Nutzung eines solchen Kontos durch Dritte ist unzulässig.

    5. Alle Nutzer haben ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Sobald tatsächliche oder auch nur vermutete Kenntnis Dritter von Zugangsdaten besteht, sind die betreffenden Nutzer verpflichtet, ihre Passwörter unverzüglich zu ändern und den Anbieter hierüber in Kenntnis zu setzen.

  3. Vergütung

    1. Die Vergütung setzt sich zusammen aus einer monatlichen Grundgebühr pro Unternehmen und einer weiteren von der Anzahl der eingerichteten Nutzer abhängigen monatlichen Nutzungsgebühr. Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart betragen die Gebühren:

      1. 690 € pro Unternehmen und Kalendermonat sowie

      2. 5 € pro angelegtem Nutzer und Kalendermonat.

    2. Auf Wunsch des Kunden können weitere Unternehmen (zum Beispiel verbundene Unternehmen im Sinne des § 15 AktG) in dem Mandanten des Kunden eingebunden werden. In diesem Fall berechnet sich die Grundgebühr nach Ziffer ‎3.1.1 nach der Anzahl der in Mandanten angelegten Unternehmen (d.h. sind in einem Mandanten drei Unternehmen angelegt, so fällt die Gebühr nach Ziffer ‎3.1.1 auch dreimal an). Personen, die keine Arbeitnehmer eines in dem Mandanten angelegten Unternehmen sind, können nicht als Nutzer angelegt werden. Unternehmen in diesem Sinne ist jede rechtsfähige Einheit, auch wenn es sich beispielsweise um eine GbR, einen Verein oder um eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt.

    3. Die Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus. Die Vergütung wird auf Basis der zum Rechnungsdatum vorhandenen Unternehmen und Nutzerkonten ermittelt. Während der laufenden Vertragsperiode angelegte Nutzer oder hinzugefügte Unternehmen werden anteilig sofort bis zum Ende der jeweiligen 12‑Monats‑Periode berechnet und ab der folgenden Abrechnungsperiode laufend gemeinsam mit den zuvor gebuchten Leistungen berechnet.

    4. Sämtliche Preisangaben verstehen sich, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben, zuzüglich Mehrwertsteuer in gesetzlicher Höhe.

    5. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Zahlungen erfolgen per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto des Anbieters.

  4. Vertragslaufzeit und Kündigung

    1. Der Vertrag wird erstmals für 12 Monate geschlossen („Initialperiode“). Er verlängert sich fortlaufend jeweils automatisch um weitere 12 Monate, sofern nicht eine Partei unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von drei (3) Monaten zum Ende der dann laufenden Periode in Textform kündigt. Unter Beachtung dieser Frist kann auch die Anzahl der gebuchten Unternehmen und/oder Nutzer zum Ende der jeweiligen Periode herabgesetzt werden.

    2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung fällige Beträge nicht zahlt oder gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt.

  5. Leistungsänderungen

    1. Der Anbieter ist berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln und dabei Funktionen hinzuzufügen, zu ändern oder einzustellen, sofern hierdurch der wesentliche Vertragszweck nicht beeinträchtigt wird.

    2. Leistungsänderungen, die die Nutzung des Dienstes nicht nur unwesentlich beeinträchtigen, werden dem Kunden spätestens drei (3) Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von zwei (2) Wochen nach Zugang der Mitteilung, gilt die Änderung als genehmigt. Auf das Widerspruchsrecht wird der Anbieter in der Mitteilung besonders hinweisen. Im Falle eines Widerspruchs ist der Anbieter zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

  6. Nutzungsrechte

    1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht ein, den Dienst in Übereinstimmung mit diesen Nutzungsbedingungen zu nutzen und den angemeldeten Nutzern zur Nutzung zu überlassen.

    2. Der Kunde darf den Dienst nur vertragsgemäß und nur für eigene Geschäftszwecke verwenden. Eine entgeltliche oder unentgeltliche Überlassung an Dritte ist unzulässig.

  7. Pflichten des Kunden

    1. Der Kunde stellt sicher, dass alle von ihm oder seinen Nutzern in den Dienst eingestellten Inhalte keine Rechte Dritter verletzen und keine Gesetze oder behördlichen Auflagen missachten.

    2. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben werden. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich über einen vermuteten Missbrauch.

    3. Es obliegt dem Kunden selbst in angemessenem Umfang Sicherungskopien von seinen Daten herzustellen. Mindestens ist der Kunde für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben zur Datensicherung verantwortlich.

  8. Verfügbarkeit

    1. Der Anbieter bietet ein grundsätzlich durchgehendes Hosting von 24 Stunden pro Tag an sieben Tagen in der Woche an wobei vertraglich eine zeitliche Mindestverfügbarkeit von 95% im Jahresmittel vereinbart wird. In den Kernarbeitszeiten (derzeit montags bis freitags von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr, ausgenommen bundesweite Feiertage und Feiertage in NRW) beträgt die zugesagte Verfügbarkeit 98%.

    2. Im Falle eines Ausfalls oder einer Fehlfunktion obliegt es dem Kunden, dem Anbieter unverzüglich über Art und Umfang des Ausfalls oder der Fehlfunktion sowie die Umstände unter denen diese auftreten zu informieren. Es obliegt dem Kunden, dem Anbieter für weitere Rückfragen und Aufklärung zur Fehlfunktion zur Verfügung zu stehen. Meldungen können rund um die Uhr per E-Mail oder zu den üblichen Geschäftszeiten des Anbieters (derzeit außer an gesetzlichen Feiertagen montags bis donnerstags von 09:00 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 09:00 Uhr bis 14:00 Uhr) auch telefonisch gemeldet werden.

    3. Bei der Berechnung der Mindestverfügbarkeit wird ein Ausfall erst ab dem Zeitpunkt der erstmaligen substantiierten Meldung an den Anbieter berücksichtigt. Erfolgt die Mitteilung außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, so tritt der Beginn der auf die Meldung folgenden regulären Geschäftszeiten an die Stelle des Zeitpunkts der Meldung.

  9. Haftung

    1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

    2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Entgelte.

    3. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

  10. Datenschutz und Vertraulichkeit

    1. Die Parteien schließen vor Aufnahme der Nutzung einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

    2. Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen dieses Vertrags bekannt gewordenen Geschäfts‑ und Betriebsgeheimnisse der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln.

  11. Referenznennung

    1. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden mit dessen Logo und Firmennamen als Referenz in angemessener Weise zu nennen, sofern der Kunde dem nicht schriftlich widerspricht.

  12. Änderung der Nutzungsbedingungen

    1. Der Anbieter behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen zu ändern oder zu ergänzen, soweit dies aus sachlichen Gründen (z. B. Gesetzesänderungen, Änderung höchstrichterlicher Rechtsprechung, technische Neuerungen) erforderlich ist. Änderungen werden dem Kunden in Textform mitgeteilt. Ziffer ‎5.2 Sätze 2 und 3 gelten entsprechend.

  13. Schlussbestimmungen

    1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN‑Kaufrechts und der Vorschriften des deutschen internationalen Privatrechts.

    2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters. Dies gilt nicht für Kunden, die (1) einen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland haben und (2) weder Kaufleute noch juristische Personen des öffentlichen Rechts noch öffentlich-rechtliche Sondervermögen sind.

    3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

    4. Diese Nutzungsbedingungen bilden zusammen mit dem Angebot und (sofern abgeschlossen) dem Auftragsverarbeitungsvertrag die vollständige Vereinbarung zwischen den Parteien zur Nutzung des Dienstes.